Jetzt überall auch offline lernen, mit der neuen learnity-App

Laden im App Store
Jetzt bei Google Play

Microsoft Access

Microsoft Access ist die wohl führende Software zur Erstellung von Desktopdatenbanken. Als Teil der Microsoft Office Familie hat Access heute einen festen Platz in der Welt der Datenbanken. Die Speicherung der Datenbanken im SQL-Format sorgt für eine hohe Sicherheit der Anwendungen. Die Bedienung bleibt dabei aber in gewohnter Office-Manier einfach und simpel.

Microsoft Access Tutorial – Was ist Microsoft Access? 

Der Ordnungswahn kann nicht nur im Haushalt unglaublich nützlich sein, auch in der Verwaltung von Daten ist dieses oft praktische Verhalten ein wertvolles Werkzeug. Und um Dein Ordnungstalent voll ausleben zu können, steht Dir Microsoft Access zur Verfügung. 

Die Datenbankanwendung Microsoft Access ist in der Microsoft Office-Familie zuhause und wurde schon Mitte der 1980er Jahre in Planung gesetzt. Microsoft wurdet durch die Erfolge bereits hervorgerufener Datenbankanwendungen motiviert, eine eigene Datenbankanwendung umzusetzen. Das Projekt ist aber aufgrund von Verzögerungen erst Anfang der 1990er erschienen. Anders als die anderen Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint ist Microsoft Access nur für das Windows-Betriebssystem verfügbar. 

Unter Datenbanken kannst Du Dir bestimmt etwas vorstellen, aber ein kleines Beispiel ist für die Festigung und Bestätigung der Kenntnisse immer hilfreich. Eine Mitarbeiter-Datenbank könnte in etwa so aussehen: 

  • Nachname
  • Vorname 
  • Geburtstag 
  • Abteilung 
  • Ort 
  • Straße 
  • Postleitzahl 
  • Hausnummer
  • Telefon 
  • Mobiltelefon 
  • Telefax 
  • E-Mail 
 
Anhand dieser Daten erhältst Du einen reduzierten Einblick der Wirklichkeit. Von "reduziert" wird gesprochen, da diese Darstellung bei Weitem nicht alle Informationen über die Personen umfasst. Du erfährst nichts über die Familie, das Aussehen, den Hobbys oder den Freunden. Aber auch diese Eigenschaften gehören zu der Wirklichkeit der Mitarbeiter.  

Wahrscheinlich hast Du bereits unbemerkt selber eine Datenbank erstellt, indem Du die Kontaktdaten von Freunden, Familienmitgliedern oder Lehrern in ein Adressbuch vermerkt hast. Für die Erstellung von Datenbanken benötigst Du eine logische Herangehensweise. Und wenn Du nicht nur 20, sondern 20.000 Datensätze verwalten musst, wirst Du um ein professionelles Hilfsmittel nicht herumkommen.  
 

Microsoft Access Kurs – Ich möchte meine Daten verwalten: Wie fange ich am besten an? 


Bevor Du Dich in die Welt von Microsoft Access hineinstürzt, empfiehlt es sich, sich die Zweckhaftigkeit und die Vorteile der Anwendung zu vergegenwärtigen. Beispielsweise lassen sich auch mit dem automatischen Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel Tabellendaten bearbeiten. Aber je komplexer die Tabellen werden, desto uneffektiver wird Excel. Und im Falle höchster Komplexität wäre Microsoft Access besser geeignet.  

Access und Excel verstehen sich aufgrund der hohen Anzahl an Gemeinsamkeit recht gut. Doch wann solltest Du auf die Unterstützung von Microsoft Access setzen? Die folgenden Punkte helfen Dir bei der Entscheidung: 

  • Benötigst Du eine relationale Datenbank, um Deine Daten zu speichern? 
  • Du möchtest einer ursprünglich nicht relationalen Datenmenge eventuell in den Genuss weiterer Tabellen bringen? 
  • Deine Datenmenge zeichnet sich durch unzählige Einträge aus? 
  • Der Großteil der Daten ist aus Buchstaben zusammengesetzt und nicht aus Zahlen? 
  • Du möchtest auch auf externe Datenbanken zurückgreifen, die auch in Access erstellt wurden? 
  • Du möchtest auch die komplexesten Aufträge realisieren können? 
  • Du möchtest, dass mehrere Personen an der gleichen Datenbank arbeiten? 

Wenn Du für Dein Vorhaben diese Fragen mit "Ja!" beantworten kannst, dann ist Microsoft Access Deine ideale Datenbankanwendung. Microsoft Excel hingegen würde sich eher für nicht relationale Ansichten der Daten, Verwaltung von Zahlen und einer übersichtlichen Menge an Einträgen empfehlen. Zu Excels Verteidigung muss gesagt werden, dass das Tabellenkalkulationsprogramm nicht nur in der Verwaltung von Daten zum Einsatz kommt, sondern auch in vielen anderen Bereichen überzeugen kann. Der Vorteil von Access gegenüber anderen Datenbankanwendungen ist vor allem die einfache Bedienbarkeit. 

Aber auch, wenn Access vergleichsweise leicht zu erlernen ist, wirst Du Dir mit der richtigen Herangehensweise viele Stunden ersparen. Und hier kommen unsere Microsoft Access Tutorials  ins Spiel. Die Access Kurse sind optimal auf Einsteiger zugeschnitten und nehmen Dich auf eine Reise bis in die Tiefen der Datenbanksoftware. 

In einem über 11-stündigen Video-Tutorial wirst Du in Ausführlichkeit über die Access Grundlagen, Navigation, Tabellen, Daten Verwaltung, Filter, Auswahlabfrage, Formulare, Makros und vielen weiteren Funktionen und Besonderheiten in Kenntnis gesetzt. Nach erfolgreichem Absolvieren bist Du für jegliche Art der Datenhandhabung gewappnet. Es empfiehlt sich, sich die Fülle an Informationen gut einzuteilen. Du kannst den Handlungen am besten folgen, wenn Du Dich nicht nur passiv beschallen lässt, sondern selber aktiv wirst und während des Access Kurses das Vorgestellte nachstellst. Wer kann schon von sich behaupten, ein 11-stündiges Access Training abgeschlossen zu haben? Schon bald Du! Und damit wirst Du dem Großteil drei Schritte voraus sein. 

Access Tutorial – Wissenswertes über Access

Es wurde bereits ein wenig angedeutet, was in den Access Kursen auf Dich zukommen wird. Über einige der wichtigsten und meistverwendeten Funktionen und Besonderheiten wirst Du im Vorfeld schon einmal informiert. Dazu gehören Tabellen, Abfragen, Formulare, SQL, Makros und VBA. Die Video-Tutorials werden Dir diese Begriffe gewiss ausgefeilter näherbringen können, aber es lohnt sich in jedem Fall, auch die schriftliche Variante zu überfliegen.  

Access Tabellen - Das A und O 


Die Access Tabellen sind wohl mit Abstand die wichtigsten Bestandteile für die Datenbearbeitung. Und dies gilt nicht nur für Access, sondern für alle Datenbankanwendungen. Das Einzigartige an Tabellen ist, dass nur hier die Daten dauerhaft gespeichert werden können. Verlasse Dich also nur auf die Einträge in den Tabellen. Die Einträge aus Formularen, Abfragen oder Berichten verlieren ihre Aktualität nach der Schließung von Access. 
Die Daten sind in Zeilen und Spalten geordnet: 

  1. Zeile: Jede Zeile stellt einen Datensatz dar.
  2. Spalte: Jede Spalte stellt ein Datenfeld dieses Datensatzes dar. 

Eine Access Tabelle zu erstellen ist denkbar einfach und Dir werden viele Möglichkeiten geboten diese zu realisieren: 

  • Tabellen-Assistenten
  • Entwurfsansicht 
  • Datenblattansicht 
  • Verknüpfung von Tabellen 

Dir stehen noch weitere Optionen zur Verfügung, diese sind jedoch die gängigsten. Vor allem der letzte Punkt der Tabellenerstellung ist interessant. Du kannst mit Access Tabellen verknüpfen. Diese Funktion findet Einsatz, wenn Du mehrere Datenquellen in eine Abfrage einbeziehen möchtest. So kannst Du Daten aus verschiedenen Access Tabellen zusammenführen. 

Es ist ratsam, die Arbeit mit Tabellen zu priorisieren, denn Du wirst mit Sicherheit mit ihr in Kontakt treten. Wenn Du dieses Thema komplett durchdrungen hast, kannst Du Access Tabellen vergleichen, verbinden, verknüpfen, zusammenführen und vieles mehr. Die Relevanz von Tabellen kommt auch in unseren Access Tutorials gut zur Geltung. 

Access Abfragen – Fragen kostet nichts 


Falls Du Dich für Deine Daten interessierst, kannst Du sie mit sämtlichen Fragen löchern. Ob Dir die Antworten auch gefallen werden, ist nebensächlich. Wichtig ist nur, dass Du weißt, dass Du mit Abfragen auch die schwierigsten Fragen stellen kannst, die zur Filterung, Berechnung und Zusammenfassung von Daten beitragen. Zudem kann Deine Fragerei auch zur Automatisierung von Datenverwaltungsaufgaben und Überprüfung von Änderungen fungieren. Also fragen lohnt sich – auch bei Datenbanken. 

Die Access Abfragen haben aufgrund unterschiedlicher Funktionen, auch unterschiedliche Bezeichnungen.  

  • Auswahlabfragen: Mittels Access Abfragen werden Daten aus der Tabelle abgerufen oder es werden Berechnungen durchgeführt.
  • Aktionsabfragen: Abfragen zwecks Hinzufügung, Erstellung und Löschung von Daten. 

Zusätzlich können in einer Access Abfrage auch Daten für Formulare und Berichte bereitgestellt werden. Dies ist äußerst nützlich, da die Daten aus den Formularen und Berichten sich oft in den verschiedensten Tabellen befinden. So kannst Du die Daten mit Hilfe einer Access Abfrage zusammenfassen und im Anschluss Deine Berichte und Formulare mit höchster Effizienz gestalten. 

Eine Access Abfrage zu erstellen ist also überaus praktisch. Und wenn Du dieses Werkzeug beherrschst, wirst Du Dir Deine zukünftige Arbeit mit Microsoft Access maßgeblich erleichtern können. Aufgrund der hohen Bedeutung der Abfragen in Access wird dieses Thema auch in unseren Access Kursen umfangreich behandelt. 

Access Formulare - Ausfüllen lohnt sich 


Ein weiteres Access Objekt ist das Formular. Mit Hilfe von Access Formularen können zum einen die Daten hinzugefügt werden, zum anderen können die Daten, die in der Desktopdatenbank gesichert werden, bearbeitet und angezeigt werden. Ein wichtiger Bestandteil von Access – vor allem wenn die Access-Desktopdatenbank von mehreren Usern verwendet wird. Bei tadelloser Anwendung sind Access Formulare höchst nützliche Werkzeuge, mit denen Du Deine Datenbanken mit Systematik und Effektivität ausstatten kannst.  

In Access findest Du verschiedene Arten von Formularen, die in ihrer Funktionsweise variieren. Beispielsweise ist das Access Unterformular ein überaus wertvolles Element. Ein Access Unterformular zeichnet sich dadurch aus, dass es in ein anderes Formular integriert wird. Es kommt häufig dann zum Einsatz, wenn mit relationalen Daten gearbeitet wird und die Daten aus diversen Abfragen oder Tabellen im selben Formular dargestellt werden. 

Um dem Wortwirrwarr entgegenzuwirken, hilft ein kleines Beispiel: Du kannst in dem Primärformular alle Säugetiere festlegen und in einem Access Unterformular die Nahrung, die die Säugetiere zu sich nehmen. Die Formulare sind so verknüpft, dass nur die Datensätze von den Unterseiten angezeigt werden, die auch mit den Datensätzen des Primärformulars kombiniert sind. Dies bedeutet in unserem Fall, dass dem Elefanten im Hauptformular, nur dessen spezielle Nahrung aus dem Access Unterformular angezeigt wird - Gräser, Blätter, Äste, Dornbüsche. 

Neben den Unterformularen bietet Access auch Endlosformulare, leere Formulare, geteilte Formulare, Formulare mit mehreren angezeigten Datensätzen und Navigationsformulare an. In unseren MS Access Tutorials wird das Thema Formulare noch weiter vertieft.
 

Access SQL – Deine zweite Fremdsprache 


In Verbindung mit Datenbanken bist Du sicherlich das ein oder andere Mal über den Begriff SQL gestolpert. SQL steht für Structured Query Language und ist eine Datenbanksprache. Sie fungiert als Abfrage-Sprache für relationale Datenbanken. Wenn Du eine Abfrage in Access ausführst, wird im Hintergrund mit SQL gearbeitet. Es ist hilfreich, die Funktionsweise von SQL zu verstehen, um komplexere Abfragen entwerfen zu können und bei unerwünschten Ergebnissen die Fehler besser beheben zu können. 

SQL wird im Allgemeinen als eine leicht zu erlernende Computersprache gesehen. Und falls für Dich Datenbanken hohe Relevanz aufweisen, lohnt es sich, diese Sprache zu lernen, denn Access und SQL gehen Hand in Hand. Als Access-Anfänger kannst Du die Datenbanksprache aber erst einmal in den Hintergrund verschieben und Dich nur auf Microsoft Access fokussieren. SQL ist keine notwendige Bedingung Access zu beherrschen, aber die Computersprache könnte Dir auf Deinem weiteren Weg der Datenbanken überaus nützlich sein. 

Access Makros – Die Vorgänge automatisieren 


Makros sind Werkzeuge, die Dir den Umgang mit Datenbanken entscheidend vereinfachen können. Hält sich Deine Arbeit mit Datenbanken eher in Grenzen, kannst Du auch auf Makros verzichten. Im anderen Falle kannst Du mit perfekt programmierten Makros enorm viel Zeit sparen, indem Du alltägliche Vorgänge automatisierst. 
 
Mittels eines integrierten Makro-Designers, der erstmalig 2010 genutzt werden konnte, ist das Makro Erstellen in Access in höchstem Maße simplifiziert worden. Auch wenn Du anfangs eher weniger von dieser Funktion profitierst, ist es interessant zu erfahren, wie Makros zu erstellen sind. Die Access Makros werden auch in unseren Microsoft Access Kursen umfangreich angesprochen. 

Access Tutorial – Schluss mit dem Daten-Wirrwarr 

Bist Du bereit Ordnung in Dein Daten-Chaos zu bringen? Wir helfen Dir auch bei der Bewältigung Deines Durcheinanders. Mit unserer Unterstützung werden Deine Elefanten nicht mehr der Kategorie der Reptilien angehören und sich auch nicht mehr von WLAN-Kabeln ernähren. Du tust damit nicht nur Dir, sondern auch den großen Säugern einen Gefallen. Und dabei unterstützen wir Dich mit unseren Access Kursen. Schritt für Schritt führen wir Dich in eine Welt, in der Systematik noch groß geschrieben wird.