Jetzt überall auch offline lernen, mit der neuen learnity-App

Laden im App Store
Jetzt bei Google Play

Microsoft Excel

Microsoft Excel ist heute aus Beruf und Studium kaum noch wegzudenken. Egal ob komplizierte Berechnungen über Warenbestände oder die systematische Darstellung von Statistiken: Excel ist das Standardprogramm zur Tabellenkalkulation.

Microsoft Excel – was Du über die Nr.1 der Tabellenkalkulation wissen musst 


Wer an Tabellen denkt, denkt automatisch an Microsoft Excel – oder besser an MS Excel. Unter dieser Abkürzung ist das populärste Tabellenkalkulationsprogramm der Welt bekannt. Aktuell ist Windows Microsoft Excel 2016 erhältlich und fester Bestandteil der Microsoft-Office-Suite. MS Excel  kannst Du vor allem für komplexe Berechnungen nutzen und dabei Formeln sowie Funktionen einbinden. Die Funktionsvielfalt reicht von kaufmännischen über statistische bis hin zu mathematischen Funktionen. Das Verknüpfen von Texten und logischen Funktionen ist dank Microsoft Excel ebenso möglich. Mithilfe von Pivot-Tabellen sowie Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen kannst Du die Ergebnisse analysieren und in Diagrammen abbilden. Falls Dir die Funktionen von MS Excel nicht reichen, kannst Du das selbst ändern: Nutze einfach Visual Basic for Applications (VBA), um eine gewünschte Funktion zu programmieren. Du willst direkt einsteigen und eigene Makros programmieren lernen? Dann ist dieses Excel VBA Online Tutorial genau richtig für dich!

Da Microsoft laufend erneuert wird, sind derzeit zahlreiche Microsoft Excel Versionen im Umlauf: Vor allem Excel 2010 und 2013 werden aktuell noch am häufigsten genutzt. Wie sich Excel 2016 etabliert, bleibt abzuwarten. Egal, welches MS Excel Du in Zukunft benutzen möchtest: Bei learnity findest Du das Excel Tutorial, das zu Deinen Kenntnissen passt. Du möchtest MS Excel von Grund auf lernen oder Deine vorhandenen Kenntnisse ausbauen? Dann vermittelt Dir dieser Excel Online Kurs die Excel Basics, eignet sich aber auch für Fortgeschrittene.

Wenn Du beruflich mit Tabellen arbeiten oder für eine wissenschaftliche Arbeit Daten auswerten musst, schau Dir am besten dieses Excel Training zum effektiveren Arbeiten mit der Tabellenkalkulation an. Bei zahlreichen Kursen auf learnity bekommst Du darüber hinaus zusätzliche Begleit- und Wissensmaterialien, die Kursinhalte ergänzen oder zusammenfassen. 

Zeilen und Spalten in Excel Tabellen schöner gestalten


Die Excel Tabelle ist ein Tabellenblatt, das sich aus mehreren Zeilen und Spalten zusammensetzt. Diese bilden ein Gitternetz von sogenannten „Zellen“, die den Schnittpunkt von Spalte und Zeile bilden. So kannst Du jeder Zelle über ihre Spalte und Zeile eine Zieladresse zuteilen. Möchtest Du jetzt eine Excel Tabelle erstellen, markierst Du einen Zellbereich im Tabellenblatt. Diesen Bereich kannst Du jetzt über die Formatvorlagen in der Registerkarte „Start“ und dort über die Funktion „Als Tabelle formatieren“ formatieren. Du kannst aber auch eine Tabelle markieren, in der Registerkarte „Entwurf“ eine der verfügbaren Tabellenformatvorlagen auswählen und so auf Deine Excel Tabelle anwenden. Falls Dir die vorgegebenen Tabellenformatvorlagen nicht zusagen, kannst Du eine eigene Formatvorlage erzeugen und mit dieser Vorlage später Deine Excel Tabelle erstellen. 

Eine weitere Möglichkeit Deine Excel Tabelle zu formatieren, bieten Dir die Tabellenformatoptionen: Hier blendest Du Überschriften ein und aus oder hebst Spalten besonders hervor. Du kannst die Formatierung der Tabelle weiter anpassen, indem Du die Schnellformatvorlagen-Optionen für Tabellenelemente auswählst. So ordnest Du besondere Formatierungen z. B. Überschriften, ersten und letzte Spalten sowie verbundenen Zeilen und Spalten zu.  

Mit dem Gruppenmodus lassen sich Excel Tabellen verbinden: Öffne dazu mehrere Excel Tabellen bzw. Arbeitsblätter und markiere die Zelle auf dem Tabellenblatt, auf dem Du die Zahlen einfügen möchtest. Gebe in die markierte Zelle ein Gleichheitszeichen ein, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren. Jetzt wechselst Du zum Tabellenblatt mit den zu verknüpfenden Daten und klickst die gewünschte Zelle und Zahl an. Die Zelle erhält dadurch einen gestrichelten Rahmen und in der Excel-Bearbeitungsleiste siehst Du die angewandte Excel Formel. Außerdem wird der Funktionsmodus in der Bearbeitungsleiste aktiviert. Jetzt musst Du nur den Grünen Haken der Eingeben-Schaltfläche anklicken. Du gelangst automatisch wieder zu Deinem Ausgangsarbeitsblatt, wo in der markierten Zelle die Daten aus dem vorherigen Arbeitsblatt angezeigt werden. Diese Prozedur wiederholst Du bei den anderen Tabellenblättern, um die Excel-Tabellen endgültig zu verknüpfen. 

Aber was kannst Du noch alles aus Excel Tabellen rausholen? Du kannst z. B. eine Excel Tabelle  transponieren. Das bedeutet, dass Du die Zeilendaten und Spaltendaten Deiner Tabelle ganz einfach tauschst. 

Das Weitergeben von Excel-Tabellen ist im Berufsalltag immer wieder notwendig. Da Du Deine Excel-Tabelle in den verschiedenen Excel Versionen unterschiedlich weiterleiten kannst, hier ein allgemeingültiger Tipp: Nutze einfach ein Makro, um ein Tabellenblatt zu verschicken. Wie das funktioniert, erfährst Du in diesem Tipp zum Tabellenblatt verschicken

Außerdem kannst Du Excel Tabellen in Word Dokumente und PowerPoint Präsentationen einfügen. Wähle in PowerPoint in der Menüleiste die Funktion Einfügen aus. Hier findest Du den Menüpunkt Tabelle und den Unterpunkt „Excel-Tabelle einfügen“, über den Du eine Excel-Tabelle einfügst. Hier kannst Du eine neue Excel Tabelle anlegen oder eine bestehende Tabelle hineinkopieren. Da die Formeln dabei nicht übertragen werden, musst Du eine Verknüpfung erstellen. Diese Verknüpfung erzeugst Du über den Menüreiter Objekt und den Befehl “Aus Datei erstellen". Hier gibst Du jetzt den Dateipfad ein oder suchst die betreffende Datei. Zum Abschluss setzt Du bei “Verknüpfung“ einen Haken und die aktuellen Daten der Excel-Tabelle werden in Deine PowerPoint Präsentation übernommen.

Pivot Tabellen erstellen, bearbeiten, sortieren – ein kurzer Einblick 


Mithilfe von Pivot Tabellen kannst Du Tabellen und deren Daten strukturiert analysieren. Dabei werden die Ursprungsdaten auf die wichtigsten Eigenschaften reduziert und diese Eigenschaften strukturiert dargestellt. Im Gegensatz zu normalen Tabellen beziehen Pivot Tabellen ihre Daten aus anderen Tabellen, Systemen und Datenbanken. Die Daten der ursprünglichen Tabelle bzw. Datenbank bleiben dabei erhalten. 

Der Pivot Chart stellt die grafische Form einer Pivot Tabelle dar. Pivot Charts und klassische Diagramme ähneln sich, unterscheiden sich aber auch in einigen Punkten. Die Zeilen- und Spaltenausrichtung lässt sich im Pivot Chart nicht über das Dialogfeld “Datenquelle auswählen“ anpassen.  Stattdessen kannst Du Zeilen- und Spaltenfelder des Pivot Charts verschieben. Ein weiterer Unterschied zwischen Excel Pivot Charts und Standarddiagrammen: Pivot Charts lassen sich in fast jeden anderen Diagrammtyp verwandeln.  

Auch der Quelldatenbezug der beiden Diagrammtypen unterscheidet sich: Pivot Charts sind mit der dazugehörigen Pivot Tabelle verknüpft, Standarddiagramme direkt mit Arbeitsblattzellen. So lässt sich der Diagrammdatenbereich nicht über die „Datenquelle auswählen“-Funktion im Pivot Chart ändern. Ein entscheidender Unterschied zeigt sich in der Formatierung: Aktualisierst Du einen Pivot Chart, gehen Datenbeschriftungen, Trendlinien sowie weitere Dataset-Änderungen verloren. Bei Standarddiagrammen bleiben die kompletten Formatierungen hingegen erhalten. 

Pivot Tabellen zu erstellen geht übrigens ganz einfach: Gebe Deine Daten in eine Tabelle ein und formatiere diese Tabelle über die Formatvorlagen im Menü “Start“: Hier findest Du die Funktion “Tabelle formatieren“, mit der Du eine echte Tabelle erzeugst. Markiere eine Zelle innerhalb dieser Tabelle und wähle über das Einfügen-Menüfeld und die dortige Funktion “Pivot-Tabelle“  Ein automatischer Dialog öffnet sich: Hier kannst Du weitere Informationen zu Deiner Pivot Tabelle einfügen. Du bestätigst mit OK und MS Excel fügt ein zusätzliches Arbeitsblatt inkl. neuer Pivot-Tabelle in die Arbeitsmappe ein. Definiere über die "PivotTable-Feldliste“ die Spalten-, Zeilen- und Wertfelder, indem Du die einzelnen Spaltennamen in die Listen “Spaltenbeschriftungen", "Zeilenbeschriftungen" und "Werte“ ziehst. Aus diesen Einträgen generiert Excel die Pivot Tabelle.  

Möchtest Du Deine Pivot Tabelle bearbeiten? Kein Problem: Schreibe die Feldbezeichnungen im PivotTable-Bereich um, formatiere Deine Tabelle oder verschiebe die Überschriften von Spalten und Zeilen. Außerdem hast du die Möglichkeit, Feldnamen im PivotTable-Bereich neu zu arrangieren oder zu löschen. 

Außerdem kannst Du Deine Pivot Tabelle aktualisieren – und das ganz einfach: Ein Rechtsklick im Datenbereich der Pivot Tabelle genügt, um über das Menü Optionen zum Untermenü Daten zu gelangen. Hier kannst Du über die Funktion „Aktualisieren“ Deine Pivot Tabelle direkt aktualisieren. Das automatische Aktualisieren einer Pivot Tabelle lässt sich übrigens alternativ auch über Makros bewerkstelligen. 

Wenn Du eine Pivot Tabelle und ihre Spalten sowie Zeilen sortieren möchtest, kannst Du das über das Startmenü und die Schaltfläche Sortieren und Filtern erreichen. Hier stellst Du das Sortieren der Pivot Tabelle über die Sortieroption und -richtung ein. Eine weitere Möglichkeit, Pivot Tabellen zu sortieren, bietet Dir die benutzerdefinierte Liste. Möchtest Du nur einzelne Zeilen verschieben, dann markiere einfach die betreffende Zeile und gehe mit Deiner Maus an den Zellenrand. Sobald dort ein schwarzes Kreuz erscheint, verschiebst Du die ausgewählte Zeile mithilfe des Kreuzes.
 
Egal, ob Du Pivot Tabellen erweitern, aktualisieren oder sortieren möchtest: Bei den zahlreichen Online-Kursen auf Learnity wirst Du zum Thema „Pivot Tabelle erstellen“ garantiert fündig. 

Excel Formeln – mit diesen Funktionen kannst Du rechnen


Um Kalkulationen in Deiner Tabelle durchzuführen, kannst Du in Excel Formeln auf Zellen anwenden. Diese Formeln sind Gleichungen, die Du entweder in die Zelle oder Formelzeile einträgst. Achte darauf, die Zelle vorher zu markieren, in der das Ergebnis der Formel erscheinen soll. Die Formeln in Excel beginnen mit einem Gleichheitszeichen. Um die Formel abzuschließen, bestätigst Du die Gleichung mit der Enter-Taste. 

Für Deine Berechnungen kannst Du dabei arithmetische Operatoren wie Plus, Minus oder Mal nehmen verwenden. Die Rechenzeichen in den Excel Formeln besitzen teilweise andere Symbole als in der Mathematik: So gilt z.B. das *-Symbol für die Multiplikation und das /-Zeichen für die Division. Unabhängig davon gelten die mathematischen Grundregeln beim Erstellen von Excel Formeln. 

Neben der Berechnung mithilfe von Excel Formeln, kannst Du Formeln in Excel auch einfach konstante Werte wie z. B. Datum oder Text zuweisen. Wenn Du Werte vergleichen möchtest, verwendest Du dafür Vergleichsoperatoren. Diese sagen aus, ob ein Wert größer, kleiner, gleich oder ungleich einem anderen Wert ist. Bei diesem Vergleich ergibt sich als Ergebnis ein Wahrheitswert – also entweder wahr oder falsch. Mit dem Textoperator, dem kaufmännischen Und-Symbol („&“), kannst Du Textzeichen verbinden und in einem Textwert zusammenfassen. Um Zellbereiche für Berechnungen zu verbinden, nutzt Du Bezugsoperatoren.

Wenn Du eigene Excel Formeln erstellen möchtest, gehst Du wie folgt vor: Zuerst markierst Du im Arbeitsblatt die Zelle, in der die Formel Anwendung finden soll. Trage ein Gleichheitszeichen und im Anschluss die Konstanten sowie Operatoren der Berechnung ein. Du kannst aber auch einfach die Zellen markieren, die an der Berechnung beteiligt sind und den gewünschten Operator nach jedem Markieren in der Formel eintragen. Zum Abschluss bestätigst Du die Formel mit der Enter-Taste.

Aber welche Formeln brauchst Du immer wieder in Excel? Ein Klassiker der Excel Formeln ist die Excel Formel „Wenn Dann“. Mit dieser Wenn-Formel prüfst Du in Excel eine Bedingung. Aus dieser Prüfung ergibt sich eines von zwei Ergebnissen – richtig oder falsch. Auch die Funktionen “Jetzt“ und “Heute“ kannst Du zu einer nützlichen Formel verbinden, die Datum und Uhrzeit anzeigt. Projektzeiträume lassen sich über einen Starttermin und die Heute-Funktion ebenfalls berechnen.  
Weitere praktische Formeln erstellst Du z. B. mit der Verweisfunktion. Zum Durchsuchen einer Spalte oder Zelle nutzt Du einfach den SVERWEIS. Mithilfe der Funktionen MIN und MAX ermittelst Du die jeweils niedrigsten sowie höchsten Zahlenwerte in einem Bereich von Werten. Falls Du Dein MS Excel mit weiteren Excel Formeln und Funktionen ausstatten möchtest, findest Du bei Learnity den Online-Lernkurs zum Arbeiten mit Formeln in Excel

Excel Makros lernen - Mehr im Tabellenblatt bewirken 


Nach den Formeln stehen jetzt Excel Makros auf dem Lernprogramm – und die kannst Du im Vergleich zu Formeln, bei denen Dir Excel Funktionen vorgibt, individuell programmieren. Makros machen Dir das Arbeiten mit der Tabellenkalkulationssoftware leichter. Denn wenn du Excel Makros lernen willst, kannst Du später wiederkehrende Prozesse automatisieren und dabei sogar mehrere Anweisungen an verschiedenen Orten in Excel ausführen – und das mit nur einem Aufruf von Dir. So sparst Du dir durch den Einsatz von Excel Makros viel Zeit.  

Um Excel Makros benutzen zu können, musst Du allerdings erstmal Makros programmieren lernen. Damit kannst du dann deine ersten Makros selbst erstellen. In Excel 2013 gehst Du dazu über das Menü „Ansicht“ auf das Menü Makros und dann auf „Makro aufzeichnen“. Benenne das Makro und lege fest, ob es nur in dieser Arbeitsmappe oder in allen Arbeitsmappen anwendbar sein soll. Damit das Excel Makro in allen Arbeitsmappen nutzbar ist, wählst Du „Persönliche Makroarbeitsmappe“ aus. Nach einem Klick auf „Ok“ kannst Du nun die Arbeitsschritte durchführen und das Makro in Excel aufzeichnen. 

Um die Aufzeichnung abzuschließen, klickst Du wieder auf Makros und speicherst die Aufnahme über den Befehl „Aufnahme beenden“. Jetzt erscheint das Makro in der Ansicht unter Makros. Hier hast Du übrigens auch die Möglichkeit, das Makro über die Schaltfläche „Ausführen“ auf Deine Arbeitsblätter anzuwenden und über das Feld „Bearbeiten“ den VBA-Editor aufzurufen. Mithilfe des Editors kannst Du über das Menü „Datei“ und die Funktionen „Dateien importieren“ Makros aus anderen Quellen in Dein Excel integrieren.

Leichter als Excel Makros lernen, ist es, sie zu aktivieren: In MS Excel 2013 gehst Du dazu auf das Menü „Datei“ und dann auf „Optionen“. Über das „Trust Center“ und den Button „Einstellungen für das Trust Center“ gelangst Du zu diversen Einstellungen. Hier wählst Du die Makroeinstellungen aus und klickst auf „Alle Makros aktivieren“.  

Finde jetzt Video-Tutorials zu MS Excel und Makros programmieren lernen auf Learnity und lerne mehr über die Anwendungsfelder und Einsatzmöglichkeiten von Makros.

Grundlagen VBA - Funktionen mit VBA erweitern


Microsoft Office beinhaltet viele Programme – ob Excel, Word oder Access. Visual Basic for Applications – kurz VBA – dient hier als leistungsstarke Programmiersprache, mit der Du Programme auf Grundlage der verschiedenen Office-Anwendungen erstellst. So kannst Du mithilfe von VBA Excel Funktionen programmieren und andere Lösungen erzeugen, die sich ohne eine Excel VBA Einführung nur mit erheblichem Aufwand realisieren lassen. 

Als VBA Anfänger ist sicherlich schon die Einbindung eine kleine Herausforderung. Um VBA in Excel einzubinden musst Du so vorgehen:
  • Klicke im Excel-Menü „Datei“ die Optionen und dann „Menüband anpassen“ an
  • Aktiviere in den Hauptregisterkarten die Entwicklertools
  • Jetzt wird Dir in Excel das Menü Entwicklertools inkl. VBA und zahlreiche weitere Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt, mit denen Du die Funktionen in Excel erweitern kannst

Ein weiterer wichtiger Tipp, bevor Du mit Deinem Excel VBA Kurs online beginnst: Damit VBA in Excel richtig eingesetzt werden kann, solltest Du den Editor einstellen. Die Einstellungen des Editors befinden sich im Menü Extras. Aktiviere im Register “Editor“ sämtliche Kontrollkästen – außer der automatischen Syntaxüberprüfung, die störend wirken kann. Änderungen im Editierformat solltest Du nur dann vornehmen, wenn niemand außer Dir in der Entwicklungsumgebung arbeitet. Im Register „Allgemein“ aktivierst Du bei “Unterbrechen bei Fehlern“ die Option “Bei nicht verarbeiteten Fehlern“. Das verhindert unerwartete Programmabbrüche bei Fehlerroutinen. Im Verankern-Register solltest Du jetzt noch sämtliche Kontrollkästen, abgesehen vom Objektkatalog, auswählen.

Bei der VBA Programmierung in Excel kannst Du verschiedene Funktionen zum Programmieren nutzen: Excel Funktionen, VBA Funktionen und von Dir erstellte Funktionen. Diese Funktionen vollziehen bestimmte Berechnungen aufgrund von benötigten Übergabewerten und geben die Ergebnisse dieser Berechnung dann zurück. Egal ob Excel Funktion, VBA Funktion oder benutzerdefinierte Funktion: Du kannst sämtliche Funktionen innerhalb eines VBA-Programms oder auch im Arbeitsblatt anwenden. Bedenke beim Arbeiten mit Excel und VBA unbedingt, dass einige Excel Funktionen und VBA Funktionen gleich klingen und gleichzeitig unterschiedliche Ergebnisse erzeugen können. Außerdem kannst Du mit Excel Funktionen, VBA Funktionen und benutzerdefinierten Funktionen keine Formatierungen übermitteln – es sei denn, Du lässt die Funktionen über den VBA Editor ausführen. 

Nach einer ersten Einführung in VBA legst Du in Excel sogenannte Projekte an. In einem Projekt speicherst Du das Dokument, sämtliche Makros aus diesem Dokument, Benutzerformulare und Verweise auf andere Anwendungen oder Vorlagen. Deine Makros werden in sogenannten Modulen gebündelt. Dazu gehören das Formularmodul, das Standardmodul und das Klassenmodul. Das Formularmodul beinhaltet meist Ereignisprozeduren, die auf system- oder nutzerseitig ausgelöste Ereignisse antworten. Das Standardmodul ist dafür da, Prozeduren aufzunehmen. Diese Prozeduren können dann von allen Modulen genutzt werden. Mithilfe von Klassenmodulen kannst Du Klassen anlegen, die sich als Objekte instanziieren lassen. Denke daran, dass Du VBA Funktionen nur als Modul in Excel nutzen kannst. 

VBA Funktionen und Excel Funktionen kannst Du in sogenannte VBA Prozeduren einbinden und festlegen, welche anderen Prozeduren darauf zugreifen können und welche Werte zurückgegeben werden sollen. Beachte bei der VBA Programmierung in Excel, dass Du Excel Funktionen in VBA mithilfe einer Application oder Worksheetfunction kennzeichnen musst. Keine Sorge: Grundsätzlich ist VBA für Anfängergeeignet. Mit etwas Geduld und Übung wirst Du schon bald erste kleinere Erfolge feiern können.

Das Deklarieren von Variablen, der Einsatz von Prozeduren oder das Zusammenbauen von Objekten wird Dich beim Arbeiten mit Excel Funktionen in VBA häufig begleiten. Wie Du Excel und VBA kombiniert anwendest, lernst Du in den Excel Tutorials auf Learnity. Hol Dir jetzt Dein VBA für Einsteiger Tutorial zum online Lernen und lass Dir die Möglichkeiten von MS Excel verständlich vermitteln.