Microsoft Outlook Tutorials

Microsoft Outlook ist ein Mailprogramm aus der Microsoft Office Suite. Neben dem klassischen Versand von E-Mails können auch Termine koordiniert und Kontakte verwaltet werden.

Lerne jetzt mehr über Microsoft Outlook – per Outlook Tutorial auf learnity

Firmen-E-Mails zu Hause abrufen, Termine mit Freunden festlegen oder Kontakte von Freunden und Familie speichern – das alles will wohl organisiert sein. Microsoft Outlook hilft Dir dabei: als E-Mail-Programm und praktischer Verwaltungssoftware in einem. Mit Microsoft Outlook behältst Du aber nicht nur den Überblick über Deine Mails, sondern kannst auch mehrere Postfächer verschiedener Anbieter über Dein Outlook-Konto verwenden. Ob POP-, IMAP-Konten oder Microsoft Exchange Server: Greife über Outlook einfach auf verschiedene E-Mail-Konten zu! 

Microsoft Outlook bietet Dir weitere praktische Funktionen: Nicht mehr verwendete Mails werden automatisch von Outlook archiviert. Darüber hinaus kannst Du in Outlook anhand definierter Regeln Mails automatisch in Unterordner einsortieren lassen. Ebenso leicht fasst Du mehrere Mails in einer Unterhaltung zusammen oder fügst Formeln, Organigramme und andere Elemente in Deine Texte ein. Termine kannst Du farblich unterlegen und so z. B. private und berufliche Termine voneinander unterscheiden – und das in verschiedenen Ansichten. Egal ob Tage-, Wochen- oder Monatsansicht: Du hast zukünftige Ereignisse wie Meetings, Urlaub und andere Termine immer im Blick. 

Die Funktionen in Microsoft Outlook haben sich über die Jahre verändert. Was Outlook 2016 früheren Versionen voraus hat, wie sich z. B. Outlook 2010 von Outlook 2013 unterscheidet und was Du noch über die Unterschiede der einzelnen Outlook-Versionen wissen musst, kannst Du über die Hilfe im Microsoft Support nachvollziehen. Hier findest Du auch die neueste Version von Outlook. Gleich geblieben sind in Outlook aber die standardmäßig hohen Sicherheitseinstellungen, die Du individuell anpassen kannst. Um bestimmte Funktionen in Outlook nutzen zu können, musst Du zum Teil Sicherheitsstandards senken und ein erhöhtes Sicherheitsrisiko in Kauf nehmen.
Ob Du Dir Outlook Grundlagen aneignen möchtest, ein Outlook 2013 Tutorial oder ein anderes Outlook Tutorial suchst: Auf Learnity findest Du genau das passende Outlook Tutorial, das Dir für Deine Zwecke weiterhilft.

Outlook Konto löschen, erstellen, einrichten – eine kurze Einführung

Du möchtest Outlook nutzen? Dann musst Du zuerst ein Outlook Konto erstellen. Dabei hilft Dir die automatische Kontoeinrichtung, die beim erstmaligen Benutzen von Outlook direkt startet und Dich durch den Einrichtungsprozess führt. Du kannst ein neues Konto aber auch jederzeit zu Outlook hinzufügen. Zum Einrichten Deines Kontos benötigst Du Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse und das Kennwort. 

In Outlook 2013 richtest Du Dein Email-Konto wie folgt ein: Klicke im Outlook-Menü auf die Registerkarte „Datei“. Hier kannst Du im Menü „Kontoinformationen“ über „Konto hinzufügen“ ein Outlook Konto erstellen. In das Dialogfenster trägst Du Deinen Namen, Deine E-Mail-Adresse und Dein Kennwort ein und klickst auf „Weiter“. Nach dem Erstellen Deines Outlook Kontos fügst Du bei Bedarf einfach weitere Konten Deinem Outlook Konto hinzu. 

Übrigens: Du kannst Outlook auch in einer Gruppe mit mehreren Personen nutzen. Dazu bietet sich das Einrichten eines leistungsstarken Outlook Exchange Kontos an. Dieses Outlook Exchange Konto kannst Du gemeinsam mit Kollegen verwenden, um als Arbeitsgruppe auf Mails, Termine und Kontakte zuzugreifen. 

Wenn Du Dein Outlook Konto löschen möchtest, ist das über die Registerkarte „Datei“ möglich. Wähle dann die „Kontoinformationen“ und im Anschluss die „Kontoeinstellungen“ aus. Jetzt fehlt Dir nur noch ein weiterer Kick auf die Kontoeinstellungen. Wähle das zu löschende Outlook Konto aus und klicke auf „Entfernen“. Zum Abschluss bestätigst Du das Löschen Deines Kontos. 

Neben dem kompletten Löschen eines Outlook Kontos, kannst Du auch einfach nur Daten in Deinem Outlook Konto ändern: Egal, ob Du eine neue Mail-Adresse hast, ein anderer Name in Deinem Profil angezeigt werden soll oder sich der Mailserver geändert hat: Im Menü „Datei“ nimmst Du die gewünschten Änderungen in den „Kontoeinstellungen“ vor.

Mails in Outlook archivieren – wie Du mit Nachrichten am besten umgehst 

Mails versenden ist ja gut und schön, aber Outlook bietet Dir weitere Funktionen, Deine elektronische Post zu verarbeiten: Du kannst in Outlook Mails z. B. archivieren. Das bedeutet: Du stellst Deine E-Mail-Ordner so ein, dass Mails ab einem bestimmten Datum oder anhand anderer Kriterien automatisch archiviert werden. Möchtest Du Outlook Mails, Kontakte, Termine und Co. in ein anderes E-Mail-Programm exportieren? Dann hilft Dir der Import/Export-Assistent, Deine Outlook-Daten in einer PST-Datei zu speichern. Die PST-Datei mitsamt Deiner Outlook Mails kannst Du so u.a. in ein anderes E-Mail-Programm hochladen. 

Du möchtest, dass bestimmte Mails automatisch an andere Personen weitergeleitet werden? Dann findest Du in der Menüleiste von Outlook 2013 unter dem Start-Tab das Feld „Regeln“ und anschließend „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Wähle das Konto aus, für das die Regel gelten soll. Erstelle eine „Neue Regel“ und lege dabei fest, nach welchen Regeln die E-Mails weitergeleitet werden sollen. 

So kannst Du z. B. Mails bestimmter Absender automatisch an andere Personen oder Gruppen weiterleiten. Auch das Zurückrufen von Outlook Mails ist möglich: In Outlook 2010 rufst Du dazu den Ordner „Gesendete Elemente“ auf, klickst in der Menüleiste „Aktionen“ an und wählst „Diese Nachricht zurückrufen“ aus. Jetzt legst Du noch fest, ob die Nachricht gelöscht oder ersetzt werden soll. 

Ein sicherer Fall für den Papierkorb sind Spam-Mails. Damit Spam gar nicht erst bei Dir im Postfach landet, ist ein Spam Filter in Outlook bereits standardmäßig integriert. Du kannst diesen Spam-Filter über Spam-Mail-Filterlisten individuell anpassen. In den Filterlisten werden drei Arten von Mailadressen unterschieden: Sichere Absender, sichere Empfänger und blockierte Absender. Über das Menü „Start“ gelangst Du zum Untermenü „Löschen“, dann zu „Junk-E-Mail“ und in die Junk-E-Mail-Optionen. Hier fügst Du sichere Absender, sichere Empfänger und blockierte Absender den jeweiligen Filterlisten hinzu und legst so einen neuen Spam Filter in Outlook fest. 

Du kannst aber nicht nur Spam nach bestimmten Regeln aussortieren, sondern auch Mails automatisch kategorisieren lassen. So sparst Du Dir das manuelle Verschieben Deiner Mails in Unterordner.    

Ob Du in Outlook Mails archivieren, exportieren oder einfach nur Mails versenden möchtest: Outlook bietet Dir zahlreiche Mail-Funktionen, die Dir den täglichen E-Mail-Verkehr und das Verwalten Deiner Mails erleichtern. Lerne jetzt mehr über Deine Möglichkeiten beim Arbeiten mit Outlook – in den Kursen auf Learnity. Hier erfährst Du u. a., wie Du E-Mails drucken, automatische Antwort-Mails verschicken, Postfachordner freigeben oder eine Abstimmung in Deine Mail einbinden kannst.  

Der Outlook Kalender – die wichtigsten Funktionen im Überblick

Termine, Termine, Termine – dank des Outlook Kalenders behältst Du selbst bei vielen anstehenden Ereignissen nie den Überblick über Meetings, Familienfeiern und andere Termine. Dabei helfen Dir zunächst verschiedene Kalenderansichten: Lass Dir Deinen Outlook Kalender entweder in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht anzeigen – je nachdem, ob Du kurzfristig denkst oder langfristig planst. Lege Termine an, die entweder ganztätig gelten oder nur einige Stunden dauern. Damit Du wichtige Ereignisse nicht vergisst, kannst Du Dich automatisch an Deine Termine erinnern lassen. Speichere im Outlook Kalender und dem jeweiligen Termin einfach, wann genau Du erinnert werden möchtest. Weitere Termindetails wie Zeit, Ort und Teilnehmer trägst Du hier ebenfalls ein. Den Teilnehmern kannst Du den Termin direkt per E-Mail-Einladung zukommen lassen. 

Möchtest Du Deinen Outlook Kalender freigeben, um Kollegen einen Überblick über Deine Termine zu geben und besser zu planen? Dann teile Deinen Kalender einfach – und so funktioniert’s in Outlook 2013:
  1. Klicke auf „Kalender“.
  2. Wähle das „Start“-Menü aus und darunter „Kalender per E-Mail senden“.
  3. In den Feldern „Kalender“ und „Datumsbereich“ gibst Du den Zeitraum ein, der freigegeben werden soll.
  4. Jetzt kannst Du noch weitere Optionen festlegen.
  5. Zum Abschluss fügst Du in der sich öffnenden Mail die E-Mail-Adressaten und einen Text für die Nachricht ein.
Auch mehrere Outlook Kalender in Deinem Mail-Postfach können Sinn machen, wenn Du z.B. geschäftliche und private Termine trennen möchtest. In diesem Fall fügst Du in Outlook einfach einen Kalender hinzu. Wenn Du Dein Mail-Programm dagegen wechseln möchtest, kannst Du Deinen Outlook Kalender exportieren und in einer CSV-Datei speichern. So lassen sich sämtliche Outlook Termine exportieren und jederzeit bequem in ein anderes E-Mail-Programm hochladen. 

Um einen Outlook Kalender mit iCloud zu synchronisieren, installierst Du das iCloud Control Panel für Windows auf Deinem Rechner. Lege in den iCloud-Einstellungen fest, dass Dein iCloud Kalender mit Outlook synchronisiert wird. Du kannst aber nicht nur zwei unterschiedliche Kalender abgleichen, sondern auch zwei Outlook Kalender synchronisieren. Kopiere dazu einfach alle Termine oder nur aktuelle Termine aus einem Kalender in die Zwischenablage und von dort in den anderen Outlook Kalender.

Outlook Office 365 & Outlook Web App – wie Du am besten auf Dein Postfach zugreifst 

Überall und jederzeit mit Outlook arbeiten? Kein Problem dank Office 365. Das Cloud-Office von Microsoft ermöglicht Dir den Zugriff auf sämtliche Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook – und das von zu Hause aus, aus dem Büro oder von jedem anderen Ort aus. Nutze Outlook in  Office 365 auf Smartphone, Tablet und anderen mobilen Endgeräten. Je nach Office 365-Abonnement besteht für Dich die Möglichkeit, das Outlook Office 365 auf bis zu fünf Rechnern und fünf weiteren mobilen Endgeräten zu installieren. Du kannst Outlook in Office 365 übrigens online und offline verwenden. Denn viele Office 365-Abonnements beinhalten eine Vollversion des aktuellen Microsoft Office-Pakets. So kannst Du in Outlook Office 365 E-Mails auch offline schreiben und Outlook versendet Deine Nachrichten beim nächsten Onlinegang automatisch. 

Ganz automatisch auf dem neusten Stand in Sachen Outlook und Co. bist Du bei Office 365 von Haus aus: Sämtliche Office Anwendungen sind immer aktuell – Updates kannst Du Dir also sparen. Egal, ob Du Kontakte hinzufügst, Termine in Kalender einträgst oder E-Mails in Ordner verschiebst: Dein Outlook-Postfach wird in Office 365 direkt online aktualisiert. 

Du kannst aber ebenso eine vorhandene ältere Outlook-Version wie z.B. Outlook 2010 als Outlook in Office 365 einrichten. Dazu lädst Du Dir das Office 365 Desktopsetup-Tool für Office 2007 und 2010 aus dem Microsoft Download Center herunter. Mithilfe des Tools konfigurierst Du Dein Desktop-Outlook für Office 365. Hier musst Du Updates allerdings noch selbst installieren. 

Über Outlook Office 365 kannst Du bequem auf Deine Office-Anwendungen zugreifen. Die Vorteile von Outlook in Office 365 liegen aber vor allem in der Vernetzung und den Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Dir und anderen. Erstelle Gruppen in Outlook und füge z.B. Kollegen aus einem Team hinzu, um gemeinsam Projekte zu bearbeiten. So können mehrere Personen in einem Arbeitsbereich auf Dateien und Kalender zugreifen oder sich in Chats online austauschen. Für Video-Konferenzen kannst Du in Outlook Office 365 Skype for Business nutzen – jedenfalls, wenn Dein Unternehmen Skype for Business Server verwendet. Trage Live-Konferenzen in Deinen Kalender ein und leite eine Termineinladung direkt an Deine Kollegen weiter. Über One Drive steht Dir zudem ein Online-Speicher zur Verfügung, über den Deine Kontakte und E-Mails zentral auf Exchange Servern gespeichert werden. Dieser Speicher steht Dir in der Cloud und somit auf allen Deinen Geräten immer zur Verfügung.

Damit Du die Möglichkeiten von Outlook Office 365 und den anderen Office Anwendungen voll ausschöpfen kannst, sollte Dein Rechner bestimmte Systemanforderungen erfüllen. Zur privaten Nutzung von Outlook in Office 365 benötigst Du auf Windows Rechnern mindestens Windows 7. Auf Deinem MAC sollte OS X 10.1 oder höher installiert sein, da bei älteren Betriebssystemen meist nicht sämtliche Funktionen der verschiedenen Anwendungen zur Verfügung stehen. Hier erfährst Du mehr zu den Systemanforderungen für Office 365.

Neben dem Arbeiten mit der Desktop-Version kannst Du auch die Outlook Web App nutzen, die für den Einsatz auf Smartphone, Tablet und anderen mobilen Endgeräten bestens geeignet ist. Greife mithilfe der Outlook Web App schnell und direkt auf die wichtigsten Funktionen von Outlook zu. Egal ob Windows- oder Apple-Betriebssystem – die Outlook Web App gibt’s für beide Systeme.  

Die Anwendungsfelder der Outlook Web App:
  • Sende und empfange E-Mails.
  • Erstelle Termine und Erinnerungen.
  • Füge Skype for Business-Besprechungsinformationen zu einer Besprechungseinladung hinzu.
  • Richte Outlook oder andere E-Mail-Programme für den Zugriff auf Deine E-Mails, Kalender und Kontakte in Office 365 ein.
  • Übertrage E-Mails und Kontakte Deiner alten E-Mail-Accounts.
Ob Du die Outlook Web App verwenden oder besser Outlook Office 365 benutzen solltest, erfährst Du in diesem Vergleich Outlook vs. Outlook Web App. Weitere spannende Einsatzbereiche und Möglichkeiten von Microsoft Office 365, Outlook und Co. vermittelt Dir u. a. der Office 365-Online-Kurs auf Learnity. 

Das Outlook AddIn – wie Du die Funktionalität von Outlook erweiterst

Du möchtest Outlook mit wenigen Klicks noch besser machen? Dann bieten Dir Outlook Add Ons und Add Ins viele Möglichkeiten: Die praktischen Webanwendungen werden in Kombination mit Office-Anwendungen ausgeführt und erhöhen den Funktionsumfang von Microsoft Office. Während Du ein Outlook Add On problemlos aus einem Programm entfernen kannst, ist ein Outlook Add In als Unterprogramm stärker in das jeweilige Programm eingebunden. Entfernst Du ein Outlook Add In, kann die Funktionalität von Outlook somit erheblich eingeschränkt werden. 

Outlook Add Ins erscheinen neben dem jeweiligen Outlook Element und können gezielt auf einzelne Informationen zugreifen. Ob E-Mail, Meeting-Anfrage oder Termin – Outlook Add Ins funktionieren an verschiedenen Bereichen Deines Postfachs. 

Abhängig von Deiner Outlook-Version gehst Du beim Installieren eines Outlook Add ins unterschiedlich vor: Outlook 2013 Add ins installierst Du wie folgt:  

1. Klicke auf „Datei“ und hier auf das Untermenü „Optionen“.
2. Wähle bei „Add-ins“ die Add-In-Sorte aus.
3. Klicke auf „Gehe zu“.
4. Jetzt kannst Du das Outlook Add In auswählen, das Du hinzufügen oder löschen möchtest. Außerdem kannst Du Outlook Add ins suchen, die Du dann einfach hochlädst.

Allerdings wird nicht jedes Add On bzw. Add In sämtlichen Outlook-Versionen unterstützt: Je nach Outlook-Version stehen Dir unterschiedliche sogenannte “Outlook Plugins“ zur Verfügung. Lass Dir z.B. mithilfe des Xing Connectors alle Xing Kontakte in Dein Outlook importieren und bleibe immer auf dem aktuellen Stand, was sich in Deinem beruflichen Netzwerk ändert. Mit dem Add in Print Tools für Outlook druckst Du u. a. eingegangene Emails mit angefügten Dateien – und das, ohne sie zu öffnen. Mit der Smarttools Bildervorschau kannst Du Dir gleich mehrere Bilder aus einer Mail als Bildergalerie anzeigen lassen. Hier findest Du weitere nützliche Add ins für Outlook. Mehr zum Thema Outlook und Add in gibt’s in den Microsoft Office Kursen auf Learnity – schau direkt rein!